Kuluttaja-asiakkaan rekisteriseloste ja henkilötietojen käsittely S-Card-palveluissa
REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispvm: 9.12.2002
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: SOK ja S-Card-palvelut
Yhteystiedot: SOK, PL 68, 00088 S-RYHMÄ, puh. 010 76 8011
2. Yhteyshenkilö
Sami Kaarnola
Yhteystiedot: PL 67, 00088 S-RYHMÄ
3. Rekisterin nimi
SOK:n ja S-Card-kanta-asiakasohjelman asiakasrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- varausten hoitaminen
- maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
- rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
- asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja kokoustilojen varaaminen
- asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen ja ruokailuun liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
- kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti
- kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
- kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti.
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
- asiakastiedot: nimi, syntymäaika, kortinnumero, yhteystiedot (esim. puhelimen ja matkapuhelimen numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, laskutusyhteystiedot
- varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
- palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, mistä hotellista tai ravintolasta asiakas on ostanut palvelun
- asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tai pöydän savuttomuus, huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
- asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot
- asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
- lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
- tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot
- kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)
- tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä korttikohtaisesti (esim. yöpymiset ja ostot)
- kanta-asiakkaan ansaitsemat pisteet ja maksetut pluspisteet
- muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti rekisterinpitäjän kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yhteisöille.
Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan ja siirretään myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun asiakkaan pyytämän majoitus- tai muun palvelun toteuttaminen edellyttää sitä. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen perustuvat asiakkaan suostumukseen ja toimeksiantoon (henkilötietolain 23 §:n 1 ja 2 kohta).
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti SOK:n ja S-Card-palveluiden markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään SOK:n toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.
B. ATK:lle talletetut tiedot
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä S-ryhmän hotelliketjujen ja S-Card-palvelujen palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tiedot sijaitsevat S-ryhmän suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.
HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE
Rekisteriseloste
S-Card-kanta-ohjelman asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on nähtävänä S-Card-kanta-asiakasohjelman kotisivulla
www.s-card.fi
Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö S-Card-palveluille yllä mainitulla osoitteella. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. S-Card-palvelut toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut S-Card-palveluihin.
Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää S-Card-palveluihin virheen korjaamista koskevan pyynnön.
Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Asiakas voi tehdä kiellon ilmoittamalla siitä kirjallisesti S-Card-palveluihin osoitteella S-Card-palvelut, PL 67, 00088 S-RYHMÄ ja soittamalla numeroon 010 768 2777.
